Von unseren Kunden
Toba Capital
Skalierung der Verwaltung durch intelligente Automatisierung
Industrie:
VC Firma
Technische Implentierung
Airtable, QuickBooks, Glide, PandaDocs, Zapier
Herausforderung und Lösung
Manuelle Datenerfassung und uneinheitliche Strukturen
Lösung:
Automatisiertes Airtable-Tool mit Versionskontrolle
Ergebnis:
Zeitersparnis, erhöhte Transparenz und MEHR Struktur
Hintergrund
Toba Capital LLC ist eine Risikokapitalgesellschaft, die Investitionen über mehrere Portfoliounternehmen und Fonds verwaltet. Vor der Einschaltung von ProcessLoop hatte Toba Capital Probleme bei der Nachverfolgung von Investitionsdaten, einschließlich Umsatzprognosen und Engagements über ihre Fonds hinweg. Die manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu Ineffizienzen bei der Berichterstattung und Rechenschaftspflicht führte.
Problem
Die Investitionsverfolgung von Toba Capital beruhte weitgehend auf manueller Dateneingabe und Excel-Tabellen. Es war schwierig, ein Aufzeichnungssystem für wichtige Kennzahlen wie Umsatzmultiplikatoren und Prognosen für Portfoliounternehmen aufrechtzuerhalten. Das Fehlen eines strukturierten Ansatzes führte zu einer inkonsistenten Nachverfolgung, insbesondere beim Abgleich von Prognosen und tatsächlichen Ergebnissen im Laufe der Zeit.
Herausforderung
- Fehlende genaue Nachverfolgung von Umsatzmultiplikatoren und Prognosen.
- Abhängigkeit von fehleranfälligen Excel-Dateien ohne Versionshistorie.
- Unzulänglichkeiten bei der Konsolidierung von Daten aus 160 Risikofonds.
Lösung
ProcessLoop wendete seinen „Minimize Manual“-Prozess an, um die Verfolgung der wichtigsten Finanzkennzahlen für Toba Capital zu automatisieren. Durch die Entwicklung eines angepassten Airtable-Tools schuf Ace Workflow ein Aufzeichnungssystem, das nicht nur Umsatzprognosen und Investitionsmultiplikatoren nachverfolgte, sondern auch Versionshistorien verwaltete und so die Transparenz und Verantwortlichkeit verbesserte. Das Tool ermöglichte es Toba Capital, auf einfache Weise Prognoserevisionen und tatsächliche Leistungen zu referenzieren, wodurch die Notwendigkeit manueller Excel-Updates entfiel.
- Airtable-Integration: Nachverfolgung von Investitionsdaten und Versionskontrolle.
- Verantwortlichkeit für Prognosen: Überwachung der Unternehmensprognosen im Vergleich zur tatsächlichen Leistung.
- Datenkonsolidierung: Rationalisierung des Prozesses der Verfolgung des Engagements über mehrere Fonds hinweg.
„Der größte Mehrwert ist die Möglichkeit, Mitarbeiter zur Verantwortung zu ziehen und Daten zu verfolgen, die wir schon immer verfolgen wollten, aber nie ein zuverlässiges System dafür hatten. Es hat uns stundenlanges Suchen nach Daten erspart, und die Rechenschaftspflicht, die es unseren Portfoliounternehmen bringt, war ein echter Wendepunkt.“
Hr. Oswald, CEO
Die Transformation
Von: Manuelle Verfolgung von Umsatzmultiplikatoren und Prognosen in Excel, ohne Versionskontrolle und mit Dateninkonsistenzen über mehrere Portfolios hinweg.
Zu: Ein rationalisiertes, automatisiertes Airtable-Tool, das alle wichtigen Finanzkennzahlen verfolgt, Revisionshistorien verwaltet und die Nachvollziehbarkeit von Prognosen bei minimaler manueller Eingabe gewährleistet.
Direkter Impakt
Die Einführung des Prozesses 'Minimize Manual' führte zu erheblichen Verbesserungen in den Abläufen von Toba Capital:
- Zeitersparnis: Keine Suche nach alten Excel-Modellen mehr - geschätzte Einsparungen von mehreren Stunden pro Jahr.
- Erhöhte Verantwortlichkeit: Das Airtable-System ermöglichte es Toba Capital, Projektionen im Zeitverlauf nachzuvollziehen, was eine ausgewogenere Sicht auf die ursprünglichen Prognosen ermöglichte und die finanzielle Transparenz erhöhte.
- Verbesserte Berichterstattung: Das neue Tool ermöglichte eine klare und genaue Datenkonsolidierung über alle Fonds hinweg, was eine bessere Entscheidungsfindung und schnellere Reaktionszeiten bei Ad-hoc-Anfragen ermöglichte.
Hr. Oswald
Toba Capital